Privacyverklaring

Nexus is onderdeel van de Mensgericht Casemanagement Toolkit van Verzuimdynamiek & Salgai.

We verwerken twee duidelijk gescheiden soorten gegevens.

Accounts van professionals en organisaties. Wie zich registreert als Audior, specialist, werkgever of dienstverlener, laat naam, e-mailadres en rolgebonden gegevens (zoals specialisme of bedrijfsnaam) achter. Deze gebruiken we voor het account zelf, de beoordeling van de registratie en de werking van het platform.

Hulpvragen van werknemers. Een hulpvraag komt binnen via Time-Out, de aanvraagomgeving die werknemers via de link van hun werkgever bereiken. Die omgeving is onderdeel van Nexus zelf; er is geen aparte app en geen koppeling met een andere partij. De vrije teksten worden gepseudonimiseerd — namen, e-mailadressen, telefoonnummers en andere herkenbare gegevens worden door placeholders vervangen — voordat er iets wordt opgeslagen of naar de AI-dienst gaat die de samenvatting schrijft. Op het platform is een aanvraag zichtbaar als niet-herleidbare kaart: thema's, urgentie, regio, gewenste vorm en een korte neutrale samenvatting. Contactgegevens en de inhoudelijke details staan versleuteld opgeslagen en komen pas vrij op het moment dat één Audior de casus aanneemt — en dan uitsluitend voor die Audior.

Tijdens het invullen. Zolang een werknemer de vragenlijst invult, blijven zijn antwoorden op zijn eigen apparaat. Ze worden daar 24 uur in de browser bewaard zodat hij later kan verdergaan; naam, e-mailadres en telefoonnummer horen daar niet bij. Na 24 uur verdwijnen ze vanzelf, en bij het versturen of bij “opnieuw beginnen” worden ze meteen gewist. Alleen om de samenvatting te schrijven gaan de antwoorden op de laatste stap eenmalig naar onze server en naar de AI-dienst die de tekst opstelt — naam, e-mailadres en telefoonnummer gaan daar niet in mee, en er wordt bij die stap niets opgeslagen. Vastgelegd wordt er pas iets op het moment dat de werknemer de aanvraag verstuurt en daarvoor toestemming geeft.

Spoedaanvragen. Wie een situatie te urgent vindt om eerst een vragenlijst in te vullen, kan direct een gesprek aanvragen met een korte toelichting en zijn contactgegevens. Zo'n aanvraag komt niet op het Casusplein; hij verschijnt als spoedmelding op het besloten bord van de Audiors, met alleen een zaaknummer, de gespreksvorm, de taal en de gemeente. De toelichting en de contactgegevens staan versleuteld opgeslagen en komen uitsluitend vrij voor de Audior die de melding oppakt. Er komt geen samenvatting en geen plan van aanpak aan te pas.

De werknemer geeft bij het insturen van de aanvraag éénmalig en expliciet toestemming dat een Audior die de casus aanneemt contact mag opnemen en daarbij de contactgegevens ziet. Voor een spoedaanvraag geldt een eigen, kortere toestemmingstekst. Van elke toestemming leggen we vast welke versie van die tekst gold.

We gebruiken gegevens uitsluitend om hulpvragen bij een passende, door Salgai beoordeelde professional te brengen, om accounts te beheren en te beoordelen, om werkgevers en dienstverleners geaggregeerde rapportages te tonen (aantallen, thema's, doorlooptijden — nooit individuele aanvragen of gespreksinhoud) en om het platform veilig en controleerbaar te houden.

Contactgegevens en inhoudelijke casusgegevens staan versleuteld opgeslagen (AES-256) en worden alleen ontsleuteld voor de ene Audior die een casus heeft aangenomen. Werkgevers zien nooit individuele aanvragen. Elke betekenisvolle handeling — het insturen van een aanvraag, het aannemen van een casus, elke inzage door een beheerder (altijd met verplichte reden) — wordt vastgelegd in een audit trail, zonder gespreksinhoud.

Niet-aangenomen aanvragen verdwijnen 30 dagen na binnenkomst van het Casusplein. Na het aannemen van een casus sluit de inzage voor de Audior 30 dagen na dat moment. De onderliggende gegevens blijven daarna versleuteld gearchiveerd; alleen een beheerder kan ze met een verplichte, vastgelegde reden inzien.

We verkopen geen gegevens en delen ze niet voor marketing. Voor de werking van het platform maken we gebruik van een beperkt aantal verwerkers: hosting en database-infrastructuur, e-mailverzending en — uitsluitend met geanonimiseerde gegevens — AI-ondersteuning bij het samenvatten en voorbereiden van casussen. Beslissingen worden altijd door mensen genomen.

Staat in de balk bovenaan de knop Plan een kennismaking, dan kunnen werkgevers en dienstverleners daarmee een kennismakingsafspraak inplannen. Die knop opent een boekingsscherm van Google (Appointment Schedule) in een nieuw venster. De naam, het e-mailadres en de eventuele toelichting die je daar invult, gaan rechtstreeks naar Google en naar de agenda van Salgai; Google verstuurt zelf de uitnodiging en de vergaderlink. Nexus slaat van die boeking niets op en heeft er geen inzage in.

Het gaat hier uitsluitend om zakelijke contactgegevens van iemand die namens een organisatie kennismaakt. Gegevens van hulpvragen van werknemers komen hier nooit terecht: die lopen via de Time-out-link van de werkgever en raken Google niet.

Ben je werknemer en zoek je zelf hulp? Gebruik dit boekingsscherm dan niet. Dat loopt via de Time-out-link die je van je werkgever krijgt — lees hoe dat werkt. Bij acute nood: neem contact op met je huisarts, bel 112, of bel 113 (0800-0113) als je denkt aan zelfdoding.

Je hebt het recht op inzage, correctie en verwijdering van je gegevens, het recht om je toestemming in te trekken en het recht om bezwaar te maken tegen een verwerking. Neem daarvoor contact met ons op. Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Vragen over deze verklaring of over je gegevens? Gebruik het contactformulier.